Personale occasionale: il pane quotidiano di agenzie e organizzatori che lavorano nel mondo degli eventi. Ma come comportarsi per non incappare in errori? Ecco i nostri 10 consigli pratici.

Personale occasionale, no non è una parolaccia, ma una necessità giornaliera per chi lavora nel mondo del marketing, delle pubbliche relazioni e degli aventi in generale. Trovare lo staff adeguato non è poi così complicato, soprattutto perché il mondo del lavoro è pieno di donne e uomini che hanno bisogno di lavorare “a chiamata”, sia perché abbinano varie attività insieme, sia perché affiancano il lavoro part time allo studio.

Il problema non è quindi nella mancanza di domanda, ma nel trovare le persone adeguate ai vostri eventi, che abbiano un minimo di esperienza e professionalità.

Se siete alle prime armi come agenzie o nell’organizzazione di eventi in generale o volete dare uno scossone al vostro metodo di lavoro, qui trovate tutte le dritte necessarie per assumere personale occasionale!

 

  1. Dove cercare

Esistono una marea di gruppi Facebook per raggiungere il personale occasionale di cui hai bisogno, divisi per regione e talvolta anche per città! Inoltre vi sono molti siti per annunci gratuiti, ma il mezzo che vi consente di raggiungere hostess, promoter e steward in tutta Italia con estrema facilità, è proprio iHostess! Essendo un’app, la ricerca diventa a portata di “smartphone” e mentre si stanno svolgendo altre mansioni (il multitasking nelle agenzie è una prerogativa essenziale) puoi trovare lo staff per i tuoi eventi!

personale occasionale

Cerca il tuo personale occasionale con iHostess!

2) Annuncio

Come pretendiamo dalle nostre risorse il dono della chiarezza e della sintesi nei loro CV, lo stesso dovrebbe essere fatto dalle agenzie per quanto riguarda l’annuncio. Quindi è necessario inserire luogo, date, orari, mansioni da eseguire, eventuali requisiti imprescindibili, compenso e soprattutto (ripeto soprattutto) come contattarvi! Indirizzi email, profili oppure la nostra app iHostess!

 

3) Scrematura delle Candidature

Se i primi due step sono stati eseguiti senza troppi problemi, arriveranno sicuramente molte candidature. Questa è una fase delicata in cui bisogna fare una “rosa” di prescelte/i. Su cosa basarci?

  • Fotografie. Già al tipo di materiale fotografico possiamo renderci conto della professionalità di una hostess o promoter. Per capire di cosa stiamo parlando, clicca qui.
  • Titolo di studio. È importante per capire le predisposizioni e le attitudini al lavoro della persona.
  • Email. Se la email è amorino@ o roba di questo genere, già capiamo che la persona in questione è ancora troppo giovane o non predisposta per il mondo del lavoro.
  • File allegato. Stesso vale per il file allegato. Se è in un formato che si apre solo con windows xp non è una buona cosa.
  • Esperienze pregresse. Non devono essere per forza chilometriche, ma di rilevante importanza.
  • Residenza. Non è conveniente scegliere del personale occasionale che abita oltre 20 km dal posto di lavoro, sicuramente potrebbe avere problemi di spostamento o pretendere un rimborso viaggio anche quando non è compreso.

4) Colloquio (telefonico o di persona)

Siamo alla fase di selezione vera e propria. Con la nostra app iHostess, dopo aver visualizzato il profilo della hostess o promoter (dati fisici, professionali, foto e curriculum) puoi confermarla e accedere ai suoi dati, come la email e il numero telefonico. Ed ecco che siamo alla fase della cosiddetta “call”. In questo modo, già dal “pronto”, dal tipo di atteggiamento e dalla chiacchierata sulla veridicità delle esperienze pregresse, possiamo renderci conto se la persona è adatta per la tipologia di evento.

Se è necessario un incontro di persona, l’app iHostess prevede anche una funzionalità casting, ideale per fissare un colloquio conoscitivo!

personale occasionale

Colloquio telefonico per il tuo personale occasionale!

5) Il Briefing

È fondamentale dare tutte le informazioni necessarie, sia dai dettagli più ovvi (location, abbigliamento, orari, pause pranzo…) sia da quelli meno ovvi ( non perdere tempo, arrivare in orario, leggere tutte le caratteristiche del prodotto/servizio..). Mai dare nulla per scontato! Il briefing può essere fatto per telefono, per email (allegando i documenti necessari) o di persona, puntando ad una formazione più personalizzata.

6) Gadget, volantini, brochure

Il materiale necessario non arriverà magicamente tra le mani della hostess e/o promoter. Per questo è necessario accordarsi con i responsabili del pdv e con la hostess stessa affinché il materiale sia reperito prima dell’inizio dell’evento.

7) Monitoraggio

Una volta partito l’evento si può star tranquilli e rilassarsi…assolutamente no!

È necessario monitorare e scrivere almeno un messaggio durante l’evento per sapere se tutto procede per il meglio.

personale occasionale

Monitoraggio del tuo personale occasionale!

8) Report

La hostess può raccogliere dati importanti sull’affluenza della clientela, sul target, l’età…e può raccogliere contatti preziosi per attività di marketing mirate. Preparare sempre un report adatto all’occasione!

Clicca qui per tutti i consigli per un report online o cartaceo!

9) Feedback

È importante chiedere un feedback al proprio cliente o anche al responsabile del pdv o dell’evento in generale per capire se il tuo personale occasionale è stato efficiente.

10) In bocca al lupo!

Ovviamente, possono sempre esserci imprevisti dell’ultimo minuto, ma seguendo nuovamente le linee guida elencate precedentemente sarà facile trovare sostituti o personale ancora più valido.  

 

I nostri dieci consigli sono stati utili?

Scriveteci e commentate con le vostre esperienze e soprattutto… semplificate la vostra ricerca di personale occasionale con iHostess, è gratis!

 

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